QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TRƯỜNG HỌC
  SCHOOL OPERATION MANAGER

QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TRƯỜNG HỌC

Bạn chịu trách nhiệm cho tất cả các lĩnh vực công việc của bạn. Chịu trách nhiệm quan sát các vị trí gần nhất. Nhận thức/hiểu rõ tất cả các lĩnh vực công việc trước đây/công việc bạn chịu trách nhiệm

PHÁT TRIỂN CÁ NHÂN (CÔNG VIỆC)

1. Kỹ năng giao tiếp 

1.1 Làm việc theo nhóm 

• Sẵn sàng hỗ trợ người khác và đề xuất khi thấy người khác cần hỗ trợ

• Sẵn sàng hỗ trợ khi bạn được yêu cầu (nếu có thể)

• Yêu cầu hỗ trợ khi bạn không thể đối phó với căng thẳng hoặc nhiệm vụ

• Giao tiếp với nhóm quản lý để có được những gì bạn cần cho nhiệm vụ của mình

• Phản hồi vấn đề cho thầy Mueller

• Hỗ trợ người khác để trở thành một phần của nhóm
  
  

1.2 Báo cáo 

• Báo cáo về học sinh, giáo viên & trường học cho thầy Mueller hàng ngày

• Thông báo ngay mối nguy hiểm/ vấn đề/ đồ hỏng/ câu hỏi cho Mr. Mueller

• Có thể trình bày chi tiết về tình huống/trường hợp
  
  

1.3 Cộng tác

• Chủ động hỏi thầy Mueller về nhiệm vụ của bạn

• Quay lại người yêu cầu sau khi hoàn thành công việc

• Hoàn thành mọi nhiệm vụ từ Mr. Mueller
  
  

1.4 Cải thiện Senbox

• Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng bằng văn bản cho thầy Mueller

• Đề xuất ý kiến với thầy Mueller

• Chủ động loại bỏ nguy hiểm

2. Độ tin cậy

2.1 Theo dõi hệ thống của Senbox

• Hỗ trợ giáo viên đứng lớp, Edu Team để hướng dẫn các giáo viên khác.

• Phải có khả năng giao tiếp, báo cáo các quan sát và sự kiện quan trọng cho đội ngũ quản lý. Trao đổi và giải quyết với thầy Mueller

• Phối hợp và lãnh đạo các cuộc họp, đảm bảo tất cả các biên bản cuộc họp được lưu giữ

• Hỗ trợ giáo viên và trẻ hàng ngày.

• Hiểu văn hóa và môi trường của trường 

• Tìm hiểu EBP 

• Viết và cập nhật sổ tay giáo viên

• Thực hiện theo các điều khoản bảo mật. Chỉnh sửa điều khoản dựa trên hoạt động kinh doanh của công ty hiện tại

• Thực hiện theo các chính sách. Chỉnh sửa điều khoản dựa trên hoạt động kinh doanh của công ty hiện tại
  
  

2.2 Tỷ lệ chuyên cần

• Đi làm đúng giờ (7:30 - 7:45) / ăn sáng trước khi làm việc

• Tỷ lệ chuyên cần trên 97% trong 1 năm làm việc (không tính Ngày nghỉ có lương)
  
  

3. Kỹ năng tiếng Anh

3.2 Đạt trình độ thấp nhất là Cambridge Trình độ C1

• Vượt qua bài kiểm tra tiếng Anh - Cấp độ C1 của CEFR

• Nói trôi chảy bằng tiếng Anh với các chi tiết

• Hỗ trợ dịch thuật

• Trình bày bằng tiếng Anh lưu loát
  
  

7. Kỹ năng lãnh đạo

7.1 Đào tạo & hướng dẫn giáo viên/trợ giảng mới

• Chào mừng và thân thiện với các giáo viên mới

• Giới thiệu chính sách của nhà trường

• Nhận biết tất cả các phản hồi và hỗ trợ Edu Team (nếu có thể )

• Nhắc nhở và thể hiện thói quen giao tiếp

• Giám sát lớp học và báo cáo với thầy Mueller
   

7.2 Xây dựng & Kết nối với các giáo viên khác

• Xây dựng mối quan hệ với giáo viên, giữa các giáo viên

• Có thể hỗ trợ giáo viên trong các bài học

• Học kỹ năng quản lý con người / giao tiếp nhóm

KIẾN THỨC SEN

9. Trách nhiệm

9.1 có thể dạy 1:1

• Học dạy 1:1

• Giữ an toàn cho học sinh và báo cáo ngay nếu có thương tích. Hiểu và tuân theo Đạo luật Bảo vệ Trẻ em

10. Quản lý lớp học & tòa nhà

10.1 Giữ cho lớp học đạt tiêu chuẩn

• Giám sát các chi phí và ngân sách cho văn phòng phẩm, máy tính/máy tính xách tay và các tài liệu khác.

10.2 Quản lý tòa nhà

• Kiểm tra và đảm bảo các vấn đề đã được giải quyết (các vật dụng bị thiếu, bị hỏng, sự sạch sẽ của tòa nhà)

• Nhận thức về sự nguy hiểm

• Chịu trách nhiệm giám sát việc bảo trì các tòa nhà, sân và thiết bị.

• Xác định và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn

• Quản lý cơ sở vật chất và tài sản

• Đảm bảo duy trì và vận hành an toàn các cơ sở trường học.

• Đảm bảo sự sẵn có liên tục của các tiện ích, dịch vụ trang web và thiết bị.

11. Cấp độ SENBOX PD

11.1 SENBOX PD Cấp 1

11.2 SENBOX PD Cấp 2

11.3 SENBOX PD Cấp 3

13. Hoạt động ngoại khoá - Hỗ trợ giáo viên

14. Quản trị

14.1 Hoạt động của trường học

• Để giám sát hoạt động hàng ngày của chức năng văn phòng. (Học sinh + Nhân viên chuyên cần, Nhiệt độ, Sạch sẽ, Gọn gàng, Hư hỏng, bảo trì, hóa chất trong lớp, cửa ra vào và cửa sổ được khóa, chìa khóa an toàn)

• Thanh toán hóa đơn

• Đi mua sản phẩm (Mua sắm thiết bị)

• Để đảm bảo rằng tất cả các thủ tục về kiểm soát và ghi chép tiền mặt là chính xác. Ví dụ  với những người dọn dẹp, cung cấp thực phẩm, kỹ sư bảo trì tòa nhà và tuân theo các hướng dẫn tốt nhất liên quan đến hợp đồng mua sắm các thiết bị đó

• Tham mưu và ra các quyết định liên quan về hoạt động của nhà trường

• Chính sách của trường được truyền đạt rõ ràng tới tất cả nhân viên (Ký tên: Hồ sơ, Danh sách kiểm tra, PD, sự hiểu biết của nhân viên)

• Đảm bảo Chính sách Sức khỏe và An toàn luôn được thực hiện. (Không an toàn, rủi ro, nguy hiểm,)

• Đảm bảo mức độ bảo mật tối đa luôn được duy trì.

• Đóng góp vào việc phát triển các giá trị và tầm nhìn của trường và truyền đạt những điều này một cách rõ ràng và nhiệt tình tới tất cả nhân viên và các bên liên quan khác.

• Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được thông báo về công việc được giao, cho thấy công việc đó phù hợp như thế nào với tầm nhìn và mục tiêu của trường.

• Vạch ra ngân sách dựa trên yêu cầu

• Đóng góp vào việc phát triển các giá trị và tầm nhìn của trường và truyền đạt những điều này một cách rõ ràng và nhiệt tình tới tất cả nhân viên và các bên liên quan khác.

• Đảm bảo tối đa sĩ số học sinh trong trường.

• Theo dõi các hành động quản lý đối với trường học

• Xác định sự phát triển của các giá trị và tầm nhìn của trường

• Để giám sát quá trình tuyển sinh được hoàn thành theo hướng dẫn và đảm bảo thời hạn được đáp ứng.

• Để quản lý việc duy trì các hệ thống hành chính mang lại kết quả dựa trên mục đích và mục tiêu của trường

• Xem xét, đưa ra giải pháp cho vấn đề giao tiếp của nhân viên (Phàn nàn, tin đồn)

14.2 Đối tác kinh doanh và dịch vụ bên thứ ba

• Suất ăn của nhân viên & học sinh (kiểm tra chất lượng)

• Để quản lý việc đặt hàng của tất cả các hàng hóa và dịch vụ.

• Để quản lý việc mua vật tư, thiết bị và dịch vụ.

• Quản lý Sản phẩm - Quản lý Đơn hàng

• Đảm bảo các dịch vụ phụ trợ như ăn uống, vệ sinh được giám sát và quản lý hiệu quả.

• Đồng phục giáo viên

• Giao hàng và theo dõi đơn hàng

• Thực đơn trường học

14.3 Nhân sự

• Theo dõi lương, chi và tham mưu cho Hiệu trưởng.

• Giáo viên nghỉ, ngày nghỉ, giáo viên dạy vắng,

• Điểm KPI giáo viên

• Quản lý công tác hành chính nhân sự trong nhà trường

• Chính sách “Quản lý sức khỏe và an toàn” (Nhân viên)

• Cung cấp hỗ trợ cho nhân viên trong thời gian thất bại và thay đổi.

• Theo dõi các lớp học của giáo viên và học sinh của họ

• Để đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự chính xác bao gồm cả ốm đau và vắng mặt khác được duy trì và thông tin được chuyển cho các dịch vụ nhân sự và tiền lương khi cần thiết.

• Thực hiện các quy trình hành chính liên quan đến tuyển dụng và thay đổi nhân viên khác, bao gồm cả việc tìm kiếm tài liệu tham khảo và giấy phép y tế theo yêu cầu.

• Tham khảo ý kiến của Hiệu trưởng trong việc cung cấp thông tin và tư vấn về các điều kiện phục vụ cho tất cả các loại nhân viên làm việc tại trường.

• Giám sát tiến độ và chất lượng của các nhóm làm việc và cá nhân mà người đăng bài có trách nhiệm cụ thể và đưa ra phản hồi nhanh chóng và mang tính xây dựng.

• Động viên, khuyến khích và trao quyền cho các nhóm và cá nhân làm việc đổi mới và sáng tạo để đạt được các mục tiêu.

• Khuyến khích nhân viên đi đầu và đưa ra quyết định khi họ có kiến thức và chuyên môn .

• Cập nhật quản lý thường xuyên về đội nhóm

• Đánh giá KPI giáo viên

• Theo dõi các lớp học của giáo viên và học sinh của họ

• Hỗ trợ nhân viên trong thời gian giáo viên nghỉ việc.

• Sắp xếp giáo viên

• Viết/Đánh giá/Cập nhật KPI

14.4 Phát triển Thương hiệu

• Bảo vệ tài sản và danh tiếng của trường và đảm bảo tính trung thực trong tất cả các thông tin liên lạc công khai.

• Lên kế hoạch cho các sự kiện quan trọng của trường

• Quan hệ đối tác Nhượng quyền thương mại SENBOX

• Dịch thuật

• Động viên, khuyến khích và trao quyền cho các nhóm và cá nhân làm việc đổi mới và sáng tạo để đạt được các mục tiêu.

• Giám sát tiến độ và chất lượng của các nhóm làm việc và cá nhân mà người đăng bài có trách nhiệm cụ thể và đưa ra phản hồi nhanh chóng và mang tính xây dựng.

14.5 Thủ tục & Văn bản & Pháp lý

• Mọi thông tin tài liệu (CV, bằng cấp…) về Giáo Viên và Học Viên

• Xem lại các tài liệu chính thức và chính phủ

• Viết quy trình (+ Link)

• Giám sát đơn hàng SB quản lý số lượng, chất lượng, hạn sử dụng, mua mới thay cũ,

•  Phối hợp với bộ phận tài chính cân đối thu chi.

• Hóa đơn khách hàng: Trường học, trực tuyến

• Pháp lý & Tài chính

• Hợp đồng viết (Pháp lý)
  
  

14.6 Chăm sóc khách hàng (Phụ huynh)

• Thỏa thuận học tập (Trách nhiệm của Phụ huynh/Nhà trường)

• Đặt cuộc họp với phụ huynh

• Chuẩn bị tài liệu chào mừng 

• Đặt lịch hẹn với khách hàng mới

• Giúp dịch và hoặc cung cấp các nhiệm vụ và dịch vụ của trường

14.7 Quản lý dự án

• Xác định mục tiêu dự án, phạm vi dự án, vai trò và trách nhiệm.

• Xác định các yêu cầu về nguồn lực và quản lý tính khả dụng và phân bổ nguồn lực – cả nội bộ và bên thứ ba.

• Chuẩn bị một kế hoạch dự án chi tiết để lên lịch các mốc quan trọng của dự án, quy trình làm việc & hoạt động

• Quản lý mối quan hệ và giao tiếp với khách hàng, đảm bảo dự án được thực hiện theo sự hài lòng của họ.

• Quản lý phân phối dự án theo kế hoạch này

• Quản lý Sản phẩm - Quản lý Đơn hàng

• Phối hợp chặt chẽ với các nhóm sản xuất để cung cấp với thời gian nhanh chóng đưa ra thị trường

SCHOOL OPERATION MANAGER

You are responsible for all of your job areas. You have responsibilities to oversee the most recent positions - is aware/knows off all previous / job areas below you

PERSONAL DEVELOPMENT AREA (WORKING)

1. Communication Skills 

1.1 Teamwork 

• Willing to support others and suggest when you see others need support

• Willing to support when you are asked (if possible)

• Ask for support when you couldn't deal with stress or tasks

• Communicate with management team to get what you need for your assignment

• Feedback the problem to Mr. Mueller

• Support others to become part of the team

1.2 Reporting 

• Report about students, teachers & school to Mr. Mueller daily

• Communicate the danger/ problem/ broken items/ questions immediately to Mr. Mueller

• Able to present the details of situation/case

1.3 Collaboration

• Ask Mr. Mueller proactively about your tasks

• Return to requester after the work is done

• Complete all assignment from Mr. Mueller

1.4 Improving Senbox

• Give constructive feedback in writing to Mr. Mueller

• Suggest ideas to Mr. Mueller

• Remove the danger proactively

2. Reliability

2.1 Follow Senbox's system

• Support classroom teachers, teacher team leader and education leader to guide other teachers

• Must be able to communicate, report important observations and events to management team. Discuss and solve with Mr. Mueller

• Co-ordination and leadership of team meetings ensuring a copy of all meeting minutes are keep

• Support teachers and children on a daily basis.

• Understand the culture and climate of the school and where appropriate the wider educational environment.

• Learn what is EBP

• Write and edit the teacher's handbook

• Follow the confidential terms. Edit the term base on current company's business

• Follow the policies. Edit the term base on current company's business

2.2 Attendance Rates

• Come to work on time (7:30 - 7:45) / had breakfast before work

• Attendance Rate above 97% in 1 working year ( do not count Paid Holiday)

3. English Skills

3.4 Lowest level is Cambridge Level C1

• Pass the English test - Level C1 of CEFR

• Speak fluently in English with details

• Support translation

• Present in English fluently

7. Leadership Skill

7.1 Train & guide new teacher / teacher assitant

• Welcome and be nice to the new teachers

• Introduce the policies of the school

• Aware of all feedback and support teacher team leader/education leader if possible

• Remind and demonstrate communication habits

• Oversee the classroom and report to Mr. Mueller 

7.2 Build & Connect with other teachers

• Build relationship with teachers, among teachers

• Can support teachers in lessons

• Learn people management / team communication skills

SEN KNOWLEDGE

9. Responsibilities

9.1 can teach 1:1

• Learn teaching 1:1

• Keep students safe and report immediately if there is an injury. Understand and follow the Children Protection Act

10. Classroom & Building Management

10.1 Keep the classroom up to standard

• Oversee the expenses and budget for stationery, computer/laptop and other material.

10.2 Building Management

• Check and make sure the problems are solved (the missing, broken items, cleaningness of the building)

• Awareness of danger

• To be responsible for overseeing maintenance of the buildings, grounds and equipment.

• Identify and mitigate potential risks

• Facilities and Property Management

• Ensure the safe maintenance and operation of school premises.

• Ensure the continuing availability of utilities, site services and equipment.

11. SENBOX PD Level

11.1 SENBOX PD Level 1

11.2 SENBOX PD Level 2

11.3 SENBOX PD Level 3

13. Extra Curriculum - Support teacher

14. Administration

14.1 School Operation

• To oversee the day-to-day running of the office function. (Student + Staff Attendance, Temperature, Clean, Tidy, Broken, maintenances, chemicals in class, doors and windows are locked, key are safe)

• Pay bills

• Going to Buy products (Shopping for equipment)

• To ensure that all procedures over the control and recording of cash are accurate. e.g. with cleaners, caterers, buildings maintenance engineers and to follow best value guidelines with regards to procurement of such contracts.

• Advice and make joint decisions about the school's operation

• School policy are clearly communicated to all staff (Signed: Records, Checklist, PD, understandings by staff)

• Ensure the Health and Safety Policy is implemented at all times. (Unsafe, risk, dangers,)

• Ensure the maximum level of security is maintained at all times.

• Contribute to the development of the school’s values and vision and communicate these clearly and enthusiastically to all staff and other stakeholders.

• Ensure that all staff are briefed on allocated work, showing how it fits within the school’s vision and objectives.

• OUTLINE a budget based on requirements

• Contribute to the development of the school’s values and vision and communicate these clearly and enthusiastically to all staff and other stakeholders.

• To ensure the level of pupil numbers in the school is maximized.

• Keep track of management actions towards the school

• DEFINE to the development of the school’s values and vision

• To oversee the admissions process is completed according to guidelines and ensure deadlines are met.

• To manage the maintenance of administrative systems that deliver outcomes based on the school’s aims and goals

• Consider, bring up solution for staff communication issue (Complains, Gossiping)

14.2 Third party service and business partner 

• Staff & student food (quality check)

• To manage the ordering of all goods and services.

• To manage the purchase of supplies, equipment and services.

• MANAGE Product Management - MANAGE Orders

• Ensure ancillary services eg catering, cleaning are monitored and managed effectively.

• Teachers uniforms

• Work on delivery and tracking orders

• School Food-Menu

14.3 Human Resources

• To monitor salaries and expenditure and advise the Headteacher.

• Teacher leave, days off, teacher covering classes in absence,

• Teachers KPI points

• To manage the administration of the personnel functions in the school

• Policy “Health and Safety Management” (Staff)

• Provide support to staff during times of setback and change.

• Keep track of teachers' classes, and what students they are with

• To ensure that accurate personnel records including sickness and other absences are maintained and information passed on to HR and payroll services as necessary.

• To carry out the administrative processes relating to recruitment and other staff changes, including the seeking of references and medical clearance as required.

• To consult with HeadTeacher in the provision of information and advice on conditions of service for all categories of staff employed at the school.

• Monitor the progress and quality of work teams and individuals for who the post holder has a specific responsibility and provide prompt and constructive feedback.

• Motivate, encourage and empower teams and individuals to work innovatively and creatively to achieve objectives.

• Encourage staff to take the lead and take decisions when they have the knowledge and expertise to enable them to do so.

• Update management regularly about the team

• Evaluation Teacher KPI

• Keep track of teachers' classes, and what students they are with

• Support to staff during times of teacher leaves.

• ARRANGE teacher

• Write/Review/Update KPI

14.4 Brand Development

• Safeguard the assets and reputation of the school and ensure truthfulness in all public communications.

• Plan for important school events

• Partnerships SENBOX Franchise

• Translation

• Motivate, encourage and empower teams and individuals to work innovatively and creatively to achieve objectives.

• Monitor the progress and quality of work teams and individuals for who the post holder has a specific responsibility and provide prompt and constructive feedback.

14.5 Procedure & Documents & Legal 

• All Information document (CV, certificate...) about Teacher and Student

• Review government and official documentations

• Writing Procedures (+ Link)

• Oversee SB orders manage quantity, quality, expiry date, buy new, replace old,

• Coordinate with finance department to balance revenue and expenditure.

• Client Bills : School, online

• Legal & Financial

• Writing Contract (Legal)

14.6 Customer care (Parents) 

• Study agreement (Parents/School Responsibilities)

• Set meeting with parents

• Welcome materials are ready

• Book appointments with new clients

• Help to translate and or deliver the schools mission and services

14.7 Project Management

• Define project objectives, project scope, roles & responsibilities.

• Define resource requirements and managing resource availability & allocation – both internal and third party.

• Prepare a detailed project plan to schedule key project milestones, workstreams & activities

• Manage the relationship and communication with the client, ensuring the project is delivered to their satisfaction.

• Manage delivery of the project according to this plan

• Manage Product Management - Forward Orders

• Work closely with manufacturing teams to deliver with quick time-to-market