Quy trình bàn giao & chuyển tiếp có 3 dạng

1. Hỗ trợ dạy thay trong thời gian ngắn

2. Thay đổi giáo viên

3. Thay đổi lớp học

A. Hỗ trợ dạy thay trong thời gian ngắn

Một giáo viên hỗ trợ dạy thay cho giáo viên đứng lớp trong trường hợp

• Giáo viên đứng lớp bệnh, nghỉ đột xuất

• Giáo viên đứng lớp nghỉ phép

• Ban quản lý điều phối giáo viên hỗ trợ

Quy trình

1. Edu Team thông báo cho giáo viên dạy thay sớm nhất có thể và báo cho giáo viên đứng lớp ai dạy thay. (bằng tin nhắn văn bản)

2. Giáo viên dạy thay và giáo viên đứng lớp nhắn tin cập nhật cho thầy Mueller 

Ví dụ:

 “Hello Mr. Mueller, I have a fever today, I have texted Ms. Lien to ask about being off today. Ms. Lien said ok. Ms. A will cover my classroom with student B, I already updated Ms. A about student B. I will update you about my health condition soon. Thank you.”

“Hello Mr. Mueller, I will cover classroom 4.4 with student B for teacher C today. Thank you.”

3. Giáo viên đứng lớp bàn giao qua điện thoại, tin nhắn, văn bản cho giáo viên dạy thay

4. Giáo viên dạy thay tiếp nhận thông tin bàn giao từ giáo viên đứng lớp, đọc thông tin của học sinh trong máy tính bảng của học sinh.

5. Yêu cầu hỗ trợ từ Edu Team nếu cần

6. Cập nhật thông tin học sinh cho giáo viên đứng lớp, Edu Team và thầy Mueller. Có thể copy 1 tin nhắn và gửi cho tất cả.

B. Thay đổi giáo viên

Thay đổi giáo viên diễn ra khi

• Thay đổi giáo viên định kỳ cho mỗi học kỳ (hoặc có thể tuỳ theo tình hình hiện tại)

• Khi có học sinh mới

• Khi có giáo viên mới

• Ban quản lý điều phối học sinh phù hợp với khả năng của giáo viên.

Quy trình 

1. Edu Team thông báo cho giáo viên tại buổi họp vào thứ bảy hoặc thông báo bằng tin nhắn văn bản.

2. Edu Team sẽ sắp xếp cho giáo viên đứng lớp mới được quan sát và làm việc với học sinh cùng giáo viên đứng lớp cũ ít nhất 01 ngày ( tùy theo tình trạng của học sinh mà sắp xếp thời gian quan sát).

3. Giáo viên đứng lớp cũ cùng với Edu Team bàn giao thông tin, đồ dùng, chiến lược, giấy tờ,... cho giáo viên đứng lớp mới trước khi thay đổi.

4. Yêu cầu hỗ trợ từ Edu Team 

5. Thời gian đầu khi làm việc với học sinh mới, giáo viên lưu ý

• Làm quen, xây dựng mối quan hệ với học sinh

• Quan sát học sinh và trao đổi với Edu Team về những quan sát đó.

• Đề xuất những thay đổi phù hợp với Edu Team nếu có

C. Thay đổi lớp học

Thay đổi lớp học cho học sinh khi 

• Thay đổi theo nhu cầu của học sinh/ phụ huynh

• Ban quản lý sắp xếp theo khả năng của học sinh (ví dụ: học sinh cần hỗ trợ về hành vi, học sinh học tiếng anh,...)

Quy trình

1. Edu Team thông báo cho giáo viên tại buổi họp vào thứ bảy hoặc thông báo bằng tin nhắn văn bản.

2. Edu Team sắp xếp người hỗ trợ thay đổi lớp cùng với giáo viên đứng lớp (theo tình hình nhân sự thời điểm hiện tại)

3. Giáo viên đứng lớp báo cho Edu Team bằng văn bản (tin nhắn, viết giấy note) nếu cần thêm học cụ, công cụ,...

4. Thời gian đầu khi học sinh qua một lớp học mới, giáo viên lưu ý:

• Thông báo trước cho học sinh trước 01 ngày về việc thay đổi lớp học.

• Buổi sáng trước khi lên lớp, thông báo lại lần nữa về lớp học mới

• Cho học sinh thời gian làm quen, khám phá lớp mới

• Giáo viên chuẩn bị tinh thần và công cụ cho việc học sinh có thể có hành vi về việc thay đổi lớp học.

• Yêu cầu hỗ trợ từ Edu Team.

• Cập nhật cho Edu Team, thầy Mueller về việc thay đổi lớp học đối với học sinh như thế nào.

Những điều cần lưu ý:

- Nếu giáo viên nghỉ phép, giáo viên chủ động hỏi về người sẽ thay thế và cập nhật đầy đủ về học sinh trước khi nghỉ.

- Giáo viên đứng lớp chính cần chủ động trong việc cập nhật và xác nhận về các level sbt, các chiến lược cũng như các mục tiêu tiếp theo của học sinh khi được đổi lớp hoặc đổi học sinh. 

- Tất cả những thay đổi về chiến lược, thời gian biểu, sbt,... khi giáo viên mới được đổi lớp cần được xác nhận với thầy Mueller và Edu Team viên trước khi được thực hiện, và cần nêu rõ LÝ DO cho những thay đổi đó.

There are 3 types of handover and transition processes

1. Cover the classroom in a short time

2. Change of teachers

3. Change classroom

A. Cover the classroom in a short time

A teacher covers a classroom in case

• The classroom teacher is sick and has an unexpected leave

• The classroom teacher is on leave

• Management team to coordinate teachers

Procedure

1. Edu Team notifies the substitute teacher as soon as possible and informs the classroom teacher who will substitute. (by text message)

2. Substitute teachers and classroom teachers update Mr. Mueller

Example:

 “Hello Mr. Mueller, I have a fever today, I have texted Ms. Lien to ask about being off today. Ms. Lien said ok. Ms. A will cover my classroom with student B, I already updated Ms. A about student B. I will update you about my health condition soon. Thank you.”

“Hello Mr. Mueller, I will cover classroom 4.4 with student B for teacher C today. Thank you.”

3. The classroom teacher hands over by the phone, text message, and text to the substitute teacher

4. The substitute teacher receives the information handed over from the classroom teacher, reading the student's information on the student's tablet.

5. Ask for support from Edu Team if needed

6. Update student information for classroom teachers, Edu Team and Mr. Mueller. Can copy 1 message and send it to all.

B. Change the teachers

Changing teachers occurs when

• Change teachers periodically for each semester (or maybe depending on the current situation)

• When there's a new student

• When there's a new teacher

• The management team coordinates students in accordance with the teacher's ability.
  
  

Procedure

1. Edu Team informs the teacher at the meeting on Saturday or by text message.

2. Edu Team will arrange for the new classroom teacher to observe and work with the students and the old teacher for at least 1 day (depending on the student's condition, the observation time will be arranged).

3. The old classroom teacher together with the Edu Team hands over information, tools, strategies, papers,... to the new classroom teacher before changing.

4. The new classroom teacher asks for support from Edu Team

5. In the first time when working with new students, teachers note

   • Make friend and build relationships with students

   • Observe students and discuss those observations with Edu Team

   • Propose the changes to the teacher leader if any

C. Changing Classroom

Change classes for students when

• Change the classroom according to the needs of the student / parents

• The management team arranged according to the ability of the students (for example, students need behavioral support, students learning English, ...)

Procedure

1. Edu Team informs the teacher at the meeting on Saturday or by text message.

2. Edu Team arranges someone to support the classroom teacher to change the classroom. (according to current personnel situation)

3. The classroom teacher informs Edu Team in writing (messages, notes) if need more teaching tools, etc.

4. On the first day of a new class, teachers note:

   • Notify students 1 day in advance of class change.

   • The morning before going to the new class, announce again about the new class

   • Give students time to get acquainted and discover new classes

   • Teachers mentally and physically prepare for the behavior of students about changing classrooms.

   • The teacher asks for support from Edu Team.

   • Update Edu Team, Mr. Mueller on how the classroom change is for students.

Things need to remember:

- If the teacher is on leave, the teacher proactively inquires about the replacement and fully updates the student before leaving.

- The main class teacher needs to be proactive in updating and confirming the sbt levels, strategies as well as the next goals of students when changing classes or changing students.

- All changes in strategy, timetable, communication, etc. when a teacher is changed classes, should be confirmed with Mr. Mueller and Edu Team before being implemented, and should clearly state the REASON for those changes.