QUY TRÌNH HỌP PHỤ HUYNH
PARENT MEETING PROCEDURE

Các dạng meeting với phụ huynh:

1. Interview học sinh và phụ huynh mới 

2. Họp báo cáo quan sát 

3. Họp báo cáo phát triển / Họp kết thúc học kỳ 

4. Họp đột xuất 

5. Khi phụ huynh muốn đến quan sát tại trường.

Các bước chuẩn bị một cuộc họp phụ huynh.

1. Chuẩn bị sẵn các giấy tờ cần thiết cho cuộc họp để dưới văn phòng, Mr. Mueller sẽ lấy khi lên gặp phụ huynh.

2. Chuẩn bị phòng: kiểm tra để đảm bảo phòng đã sạch sẽ, ngăn nắp, bật quạt, máy lạnh trước 5 phút. 

3. Các vật dụng trong phòng: Nước uống, giấy, bút, bàn ghế,...

Các lưu ý khi gặp gỡ phụ huynh.

• Interview học sinh và phụ huynh mới 

1. Phụ huynh sẽ thường gọi điện thoại, nhắn tin Zalo/Facebook để yêu cầu tham quan trường. Kiểm tra lịch của thầy Mueller trên cal@senbox.org để sắp xếp lịch hợp lý với phụ huynh.

2. Tránh các giờ đón trẻ buổi sáng 7:30am-9am, giờ nghỉ trưa 12pm-2pm, giờ trả trẻ 4pm-5pm

3. Hỏi phụ huynh có giao tiếp được bằng tiếng anh không để sắp xếp người phiên dịch. 

4. Yêu cầu phụ huynh dẫn bé theo nếu được, sắp xếp 1 giáo viên tương tác với bé trong buổi gặp mặt.

5. Chi tiết xem thêm trong link [1] WELCOME NEW PARENT PROCEDURE

• Họp báo cáo quan sát 

1. Họp báo cáo quan sát diễn ra sau 2 tuần quan sát 1 học sinh mới.

2. Gần kết thúc 2 tuần quan sát, quản lý kiểm tra tiến độ báo cáo với trưởng nhóm giáo viên và thầy Mueller. Đốc thúc và kiểm tra thời gian hoàn thành để book lịch họp với phụ huynh.

3. Nhắn tin cho phụ huynh để sắp xếp lịch họp phù hợp cho cả 2 bên.

4. Vào ngày họp, nhắn tin trước cho phụ huynh 1 tiếng để nhắc lịch họp. Sắp xếp phòng họp, in báo cáo quan sát (2 bản), IEP (2 bản), chuẩn bị data sheet, tablet của học sinh.

5. Sắp xếp trưởng nhóm giáo viên tham gia cuộc họp để ghi chép biên bản và hỗ trợ phiên dịch nếu cần.
   
   
   

• Họp báo cáo phát triển / Họp kết thúc học kỳ 

1. Họp báo cáo phát triển diễn ra vào tuần đầu tiên của học kỳ mới. Họp cho tất cả học sinh trong trường và họp riêng lẻ từng phụ huynh.

2. Kiểm tra, đốc thúc, hỗ trợ hoàn thành báo cáo đúng thời hạn.

3. Nhắn tin sắp xếp lịch họp cho tất cả phụ huynh. Mỗi cuộc họp khoảng 1 tiếng đồng hồ.

4. Vào ngày họp, nhắn tin trước cho phụ huynh 1 tiếng để nhắc lịch họp. Sắp xếp phòng họp, in báo cáo (2 bản), chuẩn bị data sheet và tablet của học sinh.

5. Sắp xếp trưởng nhóm giáo viên và giáo viên tham gia cuộc họp để ghi chép biên bản và hỗ trợ phiên dịch nếu cần.

• Họp đột xuất 

1. Họp đột xuất diễn ra khi phụ huynh có yêu cầu hay sự cố gì xảy ra và phụ huynh muốn có lời giải thích từ nhà trường.

2. Khi tiếp nhận yêu cầu từ phụ huynh, bình tĩnh báo phụ huynh rằng mình sẽ báo ngay với thầy Mueller và sắp xếp lịch gặp sớm nhất có thể

3. Nếu được, sắp xếp lịch gặp ngay tai thời điểm đó, gọi thầy Mueller để kiểm tra thầy có thể gặp phụ huynh liền luôn được không. Nếu không thì sắp xếp lịch gặp phù hợp sớm nhất có thể. Không để sự việc kéo dài.

4. Sắp xếp phòng họp và quản lý/trưởng nhóm giáo viên ghi chép biên bản và hỗ trợ phiên dịch.
   
   
   

• Khi phụ huynh muốn đến quan sát tại trường.

1. Trường cho phép phụ huynh đến quan sát con mình trong lớp học. Có 2 dạng quan sát là quan sát trực tiếp trong lớp học và quan sát qua camera.

2. Tuỳ vào tình hình của học sinh mà mình tư vấn cho phụ huynh quan sát bằng cách nào. Quản lý có thể hỏi trưởng nhóm giáo viên để biết tình hình của học sinh.

3. Phụ huynh thường báo trực tiếp với giáo viên hoặc gọi điện thoại lên văn phòng để thông báo việc đến quan sát trước 1 ngày, có khi trước 1 tiếng.

4. Đối với quan sát học sinh qua camera, thường dành cho các bạn học sinh mới, chưa quen môi trường, hoặc học sinh có nhiều hành vi. 

       a. Quản lý báo trước cho thầy Mueller, giáo viên và trưởng nhóm giáo viên 

       b. Quản lý mở camera trên iPad và cho phụ huynh ngồi khu vực Green Area xem. Lưu ý chỉ xem camera khu vực của học sinh đó.

       c. Chuẩn bị nước uống

5. Đối với quan sát trực tiếp trong lớp học, 

       a. Quản lý báo trước cho thầy Mueller, giáo viên và trưởng nhóm giáo viên 

       b. Dẫn phụ huynh lên lớp, không để phụ huynh đi lòng vòng trong trường.

       c. Dặn phụ huynh về những lưu ý khi quan sát

                i. Không sử dụng điện thoại, laptop

               ii. Không quay phim, chụp hình

         iii. Không can thiệp vào quá trình giảng dạy của giáo viên. Nếu phụ huynh có câu hỏi, phụ huynh có thể hỏi thầy Mueller

         iv. Không nói chuyện riêng

               v . Không nói chuyện với trẻ khi trẻ đang học.

6.  Nhắc trưởng nhóm giáo viên và thầy Mueller thỉnh thoảng kiểm tra nếu phụ huynh có câu hỏi gì trong thời gian quan sát.

 7 . Chuẩn bị nước uống

 8. Hỏi phụ huynh có ngủ trưa lại không để chuẩn bị bữa trưa và đồ ngủ

 9. Cập nhật các thông tin trong quá trình quan sát cho thầy Mueller, trưởng nhóm giáo viên cùng theo dõi

Types of meetings with parents:

1. Interview New Parents

2. Observation Meeting

3. End of Term Meeting / Student Progress Meeting

4. Unscheduled meeting

5. When parents want to come observe at school.

Steps to prepare a parent meeting.

1. Prepare the necessary documents for the meeting in the office, Mr. Mueller will pick it up when he meets the parents.

2. Prepare the room: check to make sure the room is clean and tidy, turn on the fan and air conditioner 5 minutes in advance.

3. Items in the room: Drinking water, paper, pens, tables and chairs,...

Notes when meeting with parents.

• Interview new student and new Parents

1. Parents will often call or text Zalo/Facebook to request a visit to the school. Check out Mr. Mueller's calendar at cal@senbox.org to arrange a suitable time with parents.

2. Avoid morning pick-up times 7:30am-9am, lunch break 12pm-2pm, drop-off time 4pm-5pm

3. Ask parents if they can communicate in English to arrange an interpreter.

4. Ask parents to bring their children along, if possible, arrange for a teacher to interact with the child during the meeting.

5. See more details in the link [1] WELCOME NEW PARENT PROCEDURE
   
   

• Observation Meeting

1. The Observation Report Meeting took place after 2 weeks of observing a new student.

2. Near the end of the 2 weeks of observation, the manager checked on the progress of the report with the head teacher and Mr. Mueller. Urging and checking the completion time to book a meeting with parents.

3. Message parents to schedule a meeting that suitable for both parties.

4. On the day of the meeting, text parents 1 hour in advance to remind them of the meeting schedule. Arrange meeting rooms, print observation reports (2 copies), IEP (2 copies), prepare student data sheets and tablets.

5. Arrange the teacher team leader to attend the meeting to take notes and assist with translation if needed.
   
   

• End of Term Meeting / Student Progress Meeting

1. The Student Progress Meeting takes place in the first week of the new semester. Meetings for all students in the school and individual parent meetings.

2. Check, urge, support to complete the report on time.

3. Text to schedule meetings for all parents. Each meeting takes about 1 hour.

4. On the day of the meeting, text parents 1 hour in advance to remind them of the meeting schedule. Arrange meeting rooms, print reports (2 copies), prepare data sheets and students' tablets.

5. Arrange the teacher team leader and teacher to attend the meeting to take minutes and assist with translation if needed.

• Unscheduled meeting

1. Unscheduled meetings take place when a parent has a request or an incident occurs and the parent wants an explanation from the school.

2. Upon receiving a request from a parent, calmly inform the parent that we will notify Mr. Mueller immediately and schedule a meeting as soon as possible.

3. If possible, schedule a meeting at that time, call Mr. Mueller to check if he can meet the parents right away. If not, schedule a suitable meeting as soon as possible. Don't let things drag on.

4. Arrange meeting rooms and the manager/lead teachers to take minutes and assist with interpretation.

• When parents want to observe at school.

1. The school allows parents to observe their children in the classroom. There are two types of observation: direct observation in the classroom and observation through the camera.

2. Depending on the student's situation, we advise parents how to observe. The manager can ask the teacher group leader to know the student's situation.

3. Parents often ask directly to the teacher or call the office to notify the observation 1 day in advance, sometimes 1 hour in advance.

4. For observing students through the camera, it is usually for new students, unfamiliar with the environment, or students with many behaviors.

a. Manager notifies Mr. Mueller, teacher and teacher leader

        b. The manager opens the camera on the iPad and shows it to parents sitting in the Green Area area. Note that only the student's area camera should be viewed.

c. Prepare drinking water

5. For direct observation in the classroom,

     a. Manager notifies Mr. Mueller, teacher and teacher  team leader

     b. Take parents to class, don't let them go around the school.

     c. Remind parents about the notes when observing

         i. Do not use mobile phones or laptops

        ii. No filming or taking pictures

        iii. Do not interfere with the teacher's teaching process. If parents have questions, they can ask Mr. Mueller

                    iv. Do not talk privately

         v. Do not talk to children while they are studying.

6. Remind the teacher team leader and Mr. Mueller to check in from time to time if parents have questions during the observation period.

7 . Prepare drinking water

8.  Ask parents if they want to stay for lunch break, so we can prepare lunch and mattress & pillow

9. Update the information during the observation for Mr. Mueller, the  teacher team leader  to follow.